Koszt pozyskania pacjentki do gabinetu prenatalnego i jak go policzyć

Koszt pozyskania pacjentki to wszystkie wydatki na kanał w danym miesiącu podzielone przez liczbę pacjentek, które faktycznie umówiły wizytę dzięki temu kanałowi. W gabinecie prenatalnym liczy się jeszcze wartość jednej pacjentki, bo ciężarna wraca na wizyty i badania przez kilka miesięcy. Kanał opłaca się, gdy koszt pozyskania jest wyraźnie niższy niż przychód z jednej pacjentki.

Wzór jest prosty. Zsumuj abonamenty, budżet reklamowy, opłatę za prowadzenie kampanii i czas osoby, która odbiera zapytania. Podziel przez liczbę nowych pacjentek z tego kanału. Wynik to koszt pozyskania jednej pacjentki.

Problem leży w danych wejściowych. Większość gabinetów nie wie, skąd pacjentka przyszła, bo recepcja pyta o to rzadko. Wystarczy jedno pole w formularzu lub w rejestracji telefonicznej: skąd Pani o nas wie. Po dwóch miesiącach masz dane, których nie da ci żaden raport z narzędzia reklamowego.

• koszt kanału w miesiącu (abonament, budżet, prowadzenie kampanii)
• liczba zapytań i liczba pacjentek, które faktycznie przyszły
• odsetek zapytań, które kończą się wizytą
• średni przychód z jednej pacjentki w pierwszych trzech miesiącach

Pacjentka na jednorazowe USG to jeden przychód. Pacjentka prowadzona przez ciążę to kilkanaście wizyt, kilka badań przesiewowych i konsultacje wyników. Gabinet z testem NIPT albo pakietem USG 3D i 4D zarabia na pojedynczym zleceniu kilkaset do ponad tysiąca złotych.

Wartość jednej pacjentki ustal na własnych cennikach, nie na średnich z internetu. Zsumuj ceny usług, z których zwykle korzysta ciężarna w Twoim gabinecie, i odejmij koszt materiałów oraz czasu lekarza. Ta liczba jest dla ciebie progiem: kanał, którego koszt pozyskania jej nie przekracza, warto utrzymać.

Tabela pokazuje model kosztu, a nie wyniki. Liczby zależą od miasta, specjalizacji i sezonu, dlatego ostateczną ocenę wystaw na własnych danych z kilku miesięcy.

To rachunek ilustracyjny, a nie wynik jednego gabinetu. Załóżmy, że gabinet wydaje na reklamę 3 000 zł miesięcznie i dostaje 12 pacjentek. Koszt pozyskania wynosi 250 zł. Jeśli pacjentka zostawia w gabinecie średnio 600 zł, kanał się zwraca, ale zostaje niewiele marginesu na koszty materiałów i personelu.

Teraz kanał ze stałym abonamentem 249 zł netto miesięcznie. Wystarczy, że przyniesie jedną pacjentkę na test NIPT albo pakiet USG, żeby pokryć kilka miesięcy opłat. Przy dwóch lub trzech pacjentkach koszt pozyskania spada poniżej 100 zł. Stały koszt ma też drugą zaletę: budżet nie rośnie, gdy rośnie konkurencja o kliknięcia.

Reklama Google rozlicza się za kliknięcie, a gabinet zarabia na wizycie. Między nimi jest kilka kroków, w których tracisz ruch: strona bez ceny, formularz, który nie działa na telefonie, brak terminów. Gabinet z kosztem kliknięcia 4 zł może płacić 80 zł za zapytanie i 250 zł za pacjentkę, jeśli co trzecie zapytanie kończy się wizytą.

Dlatego licz koszt od końca: od wizyty. Koszt kliknięcia i koszt zapytania są wskaźnikami pomocniczymi. Oceniaj kanał po tym, ile pacjentek przyszło i ile zostawiły przychodu.

Jeśli pacjentki mają umawiać się bez telefonu, pomaga też system, w którym można znaleźć lekarza i przychodnię w swoim mieście i od razu sprawdzić dostępność. Gabinet widoczny w kilku takich miejscach zbiera zapytania z kilku źródeł naraz, a Ty porównujesz je jednym polem w formularzu.

• Pokaż cenę wizyty i badań na stronie. Ciężarne porównują oferty i odrzucają gabinety bez cennika.
• Odpowiadaj na zapytania w ciągu godziny w dni robocze. Pierwsza odpowiedź często wygrywa zapis.
• Pokaż wolne terminy na najbliższe dwa tygodnie, nawet w prostej tabeli.
• Poproś zadowolone pacjentki o opinię w Mapach. To kanał bez kosztu, który buduje zaufanie.
• Ustaw kampanię na okno decyzji: pierwszy trymestr dla lekarza prowadzącego, drugi dla szkoły rodzenia.

W MojaCiąża ciężarna podaje datę ostatniej miesiączki i dostaje plan badań, a w nim gabinety ze swojego miasta z cenami. Do placówki trafia zapytanie od osoby, która ma już ustalony tydzień ciąży i szuka konkretnego badania. Gabinet płaci abonament: plan Gabinet kosztuje 249 zł netto miesięcznie albo 1 494 zł netto rocznie, bez prowizji od wizyty.

Szczegóły dla poszczególnych placówek opisują strony reklama gabinetu USG 3D i 4D, reklama gabinetu NIPT i PAPP-A, reklama gabinetu ginekologicznego i reklama gabinetu położnej. Porównanie planów jest w cenniku.

Jeden miesiąc to za mało, bo ciężarne decydują się z opóźnieniem, a sezon wpływa na liczbę zapytań. Po trzech miesiącach porównaj w tabeli koszt kanału, liczbę pacjentek i przychód z nich. Kanał, w którym koszt pozyskania przekracza przychód z pierwszych wizyt, zamknij albo przebuduj. Kanał, który wychodzi na plus, zostaw i dołóż budżet dopiero wtedy, gdy recepcja nadąża z obsługą zapytań.

Na tym etapie wiele gabinetów odkrywa, że najtańszym kanałem nie jest ten z najniższym kosztem kliknięcia, tylko ten, który daje zapytania od osób gotowych umówić wizytę.

Pierwszy błąd to pomijanie czasu recepcji, który też kosztuje. Drugi, liczenie pacjentek według zapytań zamiast według wizyt. Trzeci, ocenianie kanału po miesiącu. Czwarty, porównywanie kanałów o różnej jakości zapytań tylko po koszcie. Piąty, brak pytania o źródło, który odbiera możliwość jakiejkolwiek oceny. Wszystkie pięć naprawia się prostą tabelą i jednym pytaniem przy rejestracji.